All Llai o Gyfarfodydd Wrthdroi Ymadael Tawel? Ymchwil yn dweud 'Ie'

Mae’r galw am “gyfarfodydd sero” wedi dod yn sglodyn bargeinio i weithwyr sy’n ystyried newid swydd, yn ôl a astudiaeth newydd gan y cwmni meddalwedd Otter.ai a Phrifysgol Gogledd Carolina yn Charlotte. Dywedodd y cyfranogwyr eu bod wedi cael gormod o gyfarfodydd ar eu calendrau, sy’n gwneud iddynt deimlo’n “ddig” a “rhwystredig.”

Mewn newyddion eraill…dŵr yw gwlyb.

Mae cyfarfodydd mewnol wedi bod yn faes pigog ers mwy na degawd, ond dylai'r trosoledd a ddefnyddir gan weithwyr yng nghanol yr Ymddiswyddiad Torfol ysgogi arweinwyr i ail-edrych ar yr agwedd hon ar eu sefydliad. Fel arbenigwr gweithle gyda sawl llyfr a TED siarad o ran symleiddio, “dim cyfarfodydd” yw fy nghri ralïo ers blynyddoedd.

HYSBYSEB

Trwy'r broses o ymchwilio Pam Ennill Syml, Canfûm fod cymhlethdod y gweithle yn tarddu o ddwy ffynhonnell: y sefydliad ei hun ac gweithwyr unigol. Mae cymhlethdod sefydliadol yn ymwneud â rheoliadau diwydiant, yn ogystal â nifer y bobl, camau, penderfyniadau a phwyntiau data sydd eu hangen i wneud rhywbeth ystyrlon yn eich cwmni. Er enghraifft, nifer y cymeradwyaethau yn eich proses llogi neu'r gofynion cydymffurfio ar gyfer rheoli data defnyddwyr yn y DU neu Dde Korea.

Mae cymhlethdod unigol, ar y llaw arall, yn cyfeirio at fiwrocratiaeth a grëwyd gan un person neu un sefydliad. Enghraifft yn y byd go iawn yw'r VP hwnnw sy'n cynnal cyfarfod wythnosol pum awr neu'r uned fusnes gyda dawn arbennig ar gyfer PowerPoints sy'n cynnwys dros 200 o sleidiau.

Yn eich cwmni eich hun, mae cyfarfodydd yn cael eu dylanwadu gan ddiwylliant sefydliadol yn ogystal â'r unigolion sy'n eu harwain a'u mynychu. Er mwyn cael gwared ar gymhlethdod y cyfarfodydd rydych chi'n eu harwain neu'n eu mynychu, atebwch y chwe datganiad canlynol gyda naill ai “Yn gyson,” “Weithiau,” “Anaml” neu “Byth.”

HYSBYSEB

1. Rwy'n treulio 20% neu lai o fy amser bob wythnos mewn cyfarfodydd/galwadau anghynhyrchiol.

2. Rwy'n gweithredu/annog fy nhîm i weithredu gyda symleiddio mewn golwg.

3. Mae'r cyfarfodydd yr wyf yn eu harwain yn dechrau ac yn gorffen ar amser.

4. Mae pwrpas ac agenda clir i gyfarfodydd yn fy sefydliad.

5. Dim ond pobl hanfodol sy'n cael eu gwahodd i gyfarfodydd yr wyf yn eu mynychu.

6. Rwy'n teimlo'n gyfforddus yn gwrthod gwahoddiadau cyfarfod neu ddirprwyo presenoldeb i rywun arall.

HYSBYSEB

Cyfrifwch eich cyfanswm drwy ddefnyddio'r cerdyn sgorio canlynol ar gyfer pob ateb:

· Yn gyson = 0

· Weithiau = 1 pwynt

· Yn anaml = 2 bwynt

· Byth = 3 phwynt

Os gwnaethoch dal 1 i 4 pwynt, chwiliwch am gyfleoedd i symleiddio cyfarfodydd yn eich org. Ar hyn o bryd, mae'r agwedd hon ar eich dydd i ddydd yn ymarferol ond mae o leiaf un ateb "Byth" neu "Anaml" yn creu cymhlethdod. Archwiliwch y maes hwnnw a chywirwch y cwrs yn awr i osgoi halogiad mewn agweddau eraill ar y busnes.

HYSBYSEB

Os yw eich cyfanswm 5 i 9 pwynt, mae cyfarfodydd yn eich sefydliad yn dangos symptomau cymhlethdod ac os cânt eu gadael heb eu gwirio, byddant yn debygol o ledaenu i agweddau eraill ar lawdriniaethau. Ystyriwch gynnal archwiliad cyfarfod ar unwaith i benderfynu pa gyfarfodydd sy'n werthfawr - a pha rai y dylid eu taflu i lyn o dân.

Os gwnaethoch chi sgorio 10 i 14 pwynt, mae cyfarfodydd yn ffynhonnell fawr o gymhlethdod. Mae'n debygol bod y mater yn mynd y tu hwnt i'ch sefydliad ac yn ymestyn i'r cwmni cyfan. Gyda chymhlethdod yn effeithio ar bopeth o gyfarfodydd statws a sesiynau taflu syniadau i gynllunio a gwneud penderfyniadau, mae'n debyg bod eich cwmni yn sownd yn y gêr cyntaf ar sawl cyfeiriad.

Yn olaf, os gwnaethoch gyfrifo swm o 15 neu fwy, mae cyfarfodydd wedi cyrraedd lefelau peryglus o gymhlethdod. Er bod adnoddau cwmni yn cael eu gwastraffu ar gyflymder brawychus, mae gweithwyr wedi derbyn y status quo. Mae pobl yn ymddiswyddo i feddylfryd o roi'r gorau iddi yn dawel neu maen nhw'n mynd ati i geisio difrodi cyfryngau newid. Y naill ffordd neu'r llall, mae angen rhoi sylw ar unwaith i gyflwr eich cyfarfodydd.

HYSBYSEB

Nawr, rhannwch y chwe datganiad a diagnosis gyda'ch timau a gofynnwch iddynt gynhyrchu'r rhesymau tebygol pam mae cymhlethdod wedi herwgipio cyfarfodydd - a chynnig syniadau ar gyfer symleiddio. Trefnwch sesiwn i drafod y rhesymau a'r atebion, y dylid eu cynnwys ar fwrdd gwyn.

Ar ôl trafod dichonoldeb atebion, cymerwch bleidlais ar ba dri i’w gweithredu ar unwaith—a gwnewch hynny. Gallai enghreifftiau o atebion gynnwys “cyfyngu cyfarfodydd i wyth neu lai o fynychwyr” neu “rhaid i bob gwahoddiad i gyfarfod gynnwys agenda” ac “ymrwymo i ddydd Gwener heb gyfarfod.” Er mwyn atal dychwelyd i fusnes fel arfer, ystyriwch greu mantra cyfarfod gyda'r disgwyliadau hyn a'i rannu ar draws y cwmni cyfan.

Os oes angen i chi ddilysu'r ymagwedd newydd hon at y busnes mwy, dylech gynnwys nodyn i'ch atgoffa bod cyfarfodydd yn ddrud. Bydd lleihau neu ddileu cyfarfodydd diangen nid yn unig yn gwella morâl gweithwyr ac yn hybu cadw, ond hefyd helpu sefydliadau i dorri costau yn sylweddol. Ar gyfer cwmnïau â 100 o weithwyr, mae'r arbedion tua $2.5M y flwyddyn ac i gwmnïau o 5000, mae'r ffigur yn cynyddu i fwy na $100M.

HYSBYSEB

Gall archwilio sut mae cyfarfodydd yn cael eu cynnal yn eich sefydliad - a dileu'r rhai sydd wedi goroesi eu defnyddioldeb - helpu i gadw gweithwyr a llywio'r busnes tuag at gynhyrchiant uwch. Anogwch eich tîm i wrthod unrhyw gyfarfod heb ddiben, penderfynwr neu agenda clir a gwobrwywch gyflogeion sy’n dangos dewrder yn gyson yn y maes hwn. Parhewch i gwestiynu cyfarfodydd newydd a symleiddio'r cyfarfodydd presennol a byddwch yn gweld symudiad i ffwrdd o roi'r gorau iddi yn dawel a thuag at ffordd ddoethach a symlach o weithio.