Anhrefn yn y Tŷ: Rheoli Cymhlethdod Gweithle

Mewn erthygl flaenorol, Siaradais am sut mae cymhlethdod gweithleoedd a gorlwytho gwaith yn gweithredu fel ton o wrthwynebiad gan wthio yn erbyn pob ymdrech ar ran arweinwyr i symud y sefydliad yn ei flaen. Ac eglurodd sut y gall, dros amser, adeiladu i mewn i tswnami sy'n llethu ac yn boddi'r gweithlu.

Pan fydd hyn yn digwydd, mae perfformiad yn gwaethygu wrth i arweinwyr ddod yn fwy rhwystredig a dryslyd. Yn fwy annifyr yw sut mae morâl y gweithlu yn dirywio, a gweithwyr yn dechrau meddwl am eu hopsiynau, fel neidio llong. Mae unioni'r sefyllfa hon yn anodd ar y gorau, ac mewn llawer o achosion, mae'n gwbl amhosibl heb arweinyddiaeth newydd.

Mae llawer o waith ysgolheigaidd wedi'i wneud ar y gweithle a'i effaith ar y gweithlu. Dyma un neu ddau o bwyntiau y byddwch yn dod o hyd iddynt dro ar ôl tro:

• Mae cymhlethdod y gweithle a gorlwytho gwaith ar gynnydd ac yn cael effaith uniongyrchol ar berfformiad sefydliadol.
• Dros amser, bydd gweithle anhrefnus nid yn unig yn diraddio perfformiad y sefydliad ond yn difrïo diwylliant y sefydliad hefyd.

Cyhoeddodd y diweddar Peter Drucker, guru rheolaeth y ganrif gan Mae'r New York Times, yn ein hatgoffa dro ar ôl tro, “Cyfle yw anhrefn, nid bygythiad.” Soniodd am y gred hon dros ei hanner can mlynedd a mwy o yrfa fel ymgynghorydd rheoli. Credai fod troi anhrefn yn gyfle yn arwydd o arweinydd gwych.

Profodd dro ar ol tro mai felly yr oedd. Ond ydy pethau'n newid? A yw'r newid patrwm presennol yn wahanol? Wrth i'r doreth o dechnoleg barhau i wneud y gweithle yn amgylchedd mwy cymhleth i gyflawni pethau, a yw'n bosibl troi anhrefn yn gyfle.

I raddau, mae pob cwmni yn profi lefel benodol o anhrefn, ond fel arfer mae'n hylaw. Rwy'n meiddio bod arwain mewn amgylchedd anhrefnus yn fwy cyffredin heddiw nag erioed o'r blaen. Yr hyn sy'n poeni arweinwyr fwyaf yw ei fod yn gwisgo ar yr ysbryd dynol. Mae ymdopi ag anhrefn yn y gweithle heddiw yn llawer anoddach nag yr oedd ei angen yn llawer mwy ar un adeg. Rwy'n credu bod Drucker yn gywir. Bydd arweinwyr gwych yn codi uwchlaw'r frwydr, gan droi anhrefn yn gyfle i ennill y fantais gystadleuol. Y gallwch chi ddibynnu arno!

Pan fydd y gweithle'n mynd yn anhrefnus, fel arfer mae llawer o ffactorau ar waith, ac nid oes yr un ohonynt yn fwy cyfrannol na maint y llif gwaith. Mae gorlwytho gwaith yn ganlyniad uniongyrchol i ormodedd o lif gwaith. Pan fydd cyfaint y llif gwaith yn fwy na'r gallu dynol i ymdopi, mae anhrefn yn ymledu.

Cyhoeddwyd astudiaeth fawr sy'n ymhelaethu ar sut y gall maint y llif gwaith yn unig arwain at anhrefn yn y gweithle yn y Journal of Organisational Behaviour yn 2020. Dan y teitl “Patrymau Llif Dynamig yn y Gweithle,” daeth i’r casgliad a ganlyn:

1. Mae llif yn y gweithle yn cynrychioli gradd uchel o fewn newidynnau unigol (yn ymwneud â'r hunan) a nodweddir yn anhrefnus mewn 75 y cant o'r achosion a astudiwyd.
2. Mae lefelau uchel o lif yn gysylltiedig ag anhrefn.
3. Mae lefelau gwahanol o'r profiad llif a welir fel uno gweithredoedd, ymwybyddiaeth, oedran, a math o swydd yn gysylltiedig ag ymddangosiad patrymau gwahanol, sy'n aml yn ddiangen (ee, anhrefnus, ar hap).

Nid yw'r astudiaeth hon, fel cymaint o rai eraill ar ddeinameg y gweithle a'r gweithlu, yn gadael fawr o amheuaeth bod maint y llif gwaith yn unig yn ddigon i droi'r gweithle yn anhrefn. Mae hyn yn achosi arweinwyr i deimlo'n llethu wrth geisio cadw i fyny. Dangosodd yr astudiaeth hefyd, po hiraf y mae anhrefn yn parhau yn y gweithle, y mwyaf y mae perfformiad yn gwaethygu.

Mae’n bosibl bod uwch weithredwr cleient gofal iechyd a oedd yn cael cryn drafferth i gael rheolaeth dros gyfeiriad perfformiad sefydliadol wedi dweud y peth gorau pan ddatganodd, “Mae gennym ni anhrefn yn y tŷ!” Dyma ddechrau'r diwedd i lawer o arweinwyr a oedd yn wir am yr arweinydd hwn. Mae adennill rheolaeth dros weithle anhrefnus fel arfer yn ei gwneud yn ofynnol i'r sefydliad ddisodli'r arweinyddiaeth bresennol.

Wrth drafod sut mae toreth o dechnoleg yn cyfrannu at anhrefn yn y gweithle gyda’r diweddar Pete Bradshaw, llywydd Organisational Consultants Inc., athro Ysgol Rheolaeth Sefydliadol ym Mhrifysgol Gogledd Carolina, ac ymgynghorydd atodol i’n cwmni, rhannodd, “ Un o brif achosion y gweithle anhrefnus heddiw yw gorlwytho gwaith. Mae swyddogion gweithredol yn defnyddio technoleg fel arf i leihau nifer y staff sy'n gyfrifol i raddau helaeth am y cynnydd yn y llwyth gwaith. Dros amser, mae gweithwyr yn dod yn llai sylwgar, yn ymgysylltu llai, ac yn llai cynhyrchiol gan arwain at berfformiad sefydliadol gwael.”

Rwyf innau, hefyd, wedi gweld arweinwyr sy’n defnyddio technoleg i gyfiawnhau contractio’r band rwber o adnoddau yn meddwl y bydd hynny ar ei ben ei hun yn galluogi’r sefydliad i wneud mwy gyda llai. Mae asesu'r enillion ar gyfalaf dynol o bryd i'w gilydd a gwneud yr addasiadau priodol yn dda ac yn angenrheidiol. Fodd bynnag, wrth i arweinwyr wasgu'r gweithlu i lawr dim ond sylweddoli bod maint y llwyth gwaith yn cynyddu'n gymesur ar y gweithwyr sy'n weddill.

Mae agwedd “gwneud mwy gyda llai” yn un o ffeithiau bywyd sefydliadol. Ond peidiwch â bod yn ddall i'r ffaith bod terfyn y tu hwnt i'r hyn y mae'r sefydliad yn rhoi'r gorau i weithio'n gyfan gwbl ac ni waeth faint o dechnoleg sy'n cael ei bentyrru i achub y sefyllfa - mae'n gwneud pethau'n waeth!

Wrth i'r don o wrthwynebiad a grëwyd gan doreth o dechnoleg barhau i fwyta i ffwrdd ar fêr bywyd sefydliadol, rhaid i arweinwyr ddod o hyd i atebion sy'n symleiddio ac nid yn cymhlethu deinameg y gweithle a'r gweithlu. Mae hyn yn golygu addasu sut mae arweinwyr yn meddwl ac yn gweithio - byth yn beth hawdd i'w wneud!