Ar Gyfer Tôn Cyfathrebu Effeithiol (Syrpreis!) Y Materion Mwyaf: 5 Strategaeth Effeithiolrwydd

Rydych chi'n gwybod bod cyfathrebu yn hanfodol i'ch hygrededd a'ch effeithiolrwydd, ond fel cymaint o bethau yn ystod yr ychydig flynyddoedd diwethaf, mae ei bwysigrwydd wedi'i ddyrchafu ac mae ei natur wedi newid. Gyda gwaith hybrid ac o bell, mae pellter yn creu'r angen i gyfathrebu mewn ffyrdd newydd a chyda mwy o bwyslais ar ysgrifennu a dulliau asyncronaidd.

Yn ddiddorol, cyfathrebu yn cyfrannu at iechyd meddwl, cynwysoldeb, hyder, cadw a diwylliant. Ac mae un elfen o gyfathrebu yn sefyll allan: tôn. Gall sut mae'ch neges yn cael ei fframio a sut mae'r derbynwyr yn ei gweld wneud byd o wahaniaeth yn eich llwyddiant chi a'u llwyddiant nhw.

Mae Cyfathrebu'n Lleihau Pellter

Cyfleoedd newydd i gweithio i ffwrdd o'r swyddfa, o leoliadau anghysbell ac o bell wedi amlygu effeithiau cyfathrebu. Yn ôl data newydd gan Gramadeg a Phleidlais Harris, Mae 82% o weithwyr gwybodaeth yn dweud bod gweithio o bell yn cynyddu'r angen i fod yn gyfathrebwr gwell.

Yn ogystal, mae pobl yn ei chael hi'n anodd cadw mewn cysylltiad â chydweithwyr a dywed 45% o weithwyr fod eu cysylltiadau personol wedi dioddef yn seiliedig ar weithio hybrid. Mae'r profiad hwn yn amrywio yn ôl cenhedlaeth, gyda 59% o Gen Z, 48% o Millennials, 45% o Gen X a 28% o Baby Boomers yn dweud yr un peth.

Mae 62% o weithwyr yn dweud bod sgiliau cyfathrebu gwell yn angenrheidiol i feithrin amrywiaeth a chynhwysiant. Mae hyn yn arbennig o wir ar gyfer 75% o weithwyr sy'n nodi eu bod yn niwroddargyfeiriol - sy'n nodi bod cyfathrebu aneffeithiol yn rhwystr i gynhwysiant tra mai dim ond 64% o ymatebwyr niwro-nodweddiadol sy'n cytuno. Ac mae 77% o'r rhai y mae Saesneg yn ail iaith iddynt (ESL) yn dweud bod cyfathrebu aneffeithiol yn rhwystr o gymharu â 68% o'r rhai y mae Saesneg yn brif iaith iddynt.

Ond mae cyfathrebu gwych hefyd yn creu profiad gwaith cadarnhaol gyda 52% o weithwyr yn dweud bod cyfathrebu asyncronaidd yn gwneud eu swydd yn fwy hyblyg, 42% yn dweud eu bod yn fwy cynhyrchiol a 34% yn dweud eu bod yn teimlo mwy o ymdeimlad o gynhwysiant. Yn ogystal, mae cyfathrebu effeithiol yn cael ei weld fel y rheswm dros fwy o foddhad â gwaith ar gyfer 56% o ymatebwyr a gwell perthnasoedd â chydweithwyr i 54%.

Tôn a Hyder

Mae yna lawer o ffactorau mewn cyfathrebu effeithiol - o gynnwys a naws i empathi, modd a llwyfan - ond mae tôn yn ymddangos yn arbennig o hollbwysig. Mewn gwirionedd, mae 53% o weithwyr gwybodaeth yn dweud bod tôn yn bwysicach na chynnwys y cyfathrebiad. Ond mae 71% yn cael anhawster wrth ddewis y geiriau cywir i osgoi tramgwyddo eraill ac mae 56% yn teimlo'n ansicr ynghylch dod o hyd i'r naws gywir ar gyfer eu cyfathrebu.

Mae tôn yn effeithio'n sylweddol ar ba mor dda y mae pobl yn gweithio gyda'i gilydd. Os oes naws gadarnhaol i gyfathrebu,

• Mae 62% yn ymateb yn gyflymach
• mae 57% yn fwy ymatebol i geisiadau yn y dyfodol
• Mae 48% yn mynd i'r afael â'r pryder neu'n gwneud y gwaith o ansawdd uwch
• Ac mae 59% yn gweld yr anfonwr yn fwy cadarnhaol

I'r rhai sydd mewn gwahanol swyddfeydd yn yr UD, neu mewn swyddfeydd gwahanol y tu allan i'r UD neu sy'n gwbl anghysbell, mae pob un o'r canrannau hyn yn cynyddu rhwng 3% ac 11%.

Creu'r Naws Gywir

Mae dod o hyd i'r naws gywir yn broses dyner ac yn gymysgedd gwych o wahanol elfennau cyfathrebu. Dyma sut i gael y cydbwysedd yn iawn.

# 1 - Byddwch yn debyg i fusnes ond yn gyfeillgar

Un o'r ffyrdd cyntaf o ddod o hyd i'r naws gywir yw bod yn fusnes-debyg, ond hefyd yn gyfeillgar. Bydd angen i chi fireinio'r ymagwedd hon ar gyfer eich diwylliant a'ch rôl, ond yn gyffredinol, mae pobl yn gwerthfawrogi cyfarch yn hytrach na phlymio i'ch cynnwys. A sylwad fel “Gobeithiaf eich bod yn iach” neu a cydnabyddiaeth fer o dywydd neu dymor yn gallu darparu rhedfa gadarnhaol ar gyfer cyfnewid busnes.

Byddwch chi eisiau bod yn gryno, ac yn enwedig defnyddio'r tactegau hyn mewn neges gyntaf sy'n agor pwnc. Ond yna byddwch chi eisiau canolbwyntio ar y busnes dan sylw heb fod yn rhy ffurfiol. Cymharwch eich cyfathrebu gorau â chwpwrdd dillad busnes achlysurol lle nad ydych chi'n ymddangos yn eich pants chwys, ond nad ydych chi chwaith mewn siwt tri darn. Rydych chi'n canolbwyntio ar y canlyniadau y mae angen i chi eu cyflawni ond gyda llais cadarnhaol.

#2 - Byddwch yn Hyderus ond Ddim yn Arrog

Yn eich cyfathrebu, byddwch yn fwyaf effeithiol pan fyddwch chi'n cydbwyso hyder â gostyngeiddrwydd. Byddwch yn glir a chael safbwynt, ond gofynnwch hefyd am fewnbwn pan fo'n briodol. Gyda'ch tôn, gadewch i'r anfonwr wybod bod gennych chi'ch safbwyntiau eich hun, ond hefyd yn gwerthfawrogi eu rhai nhw, gan wybod nad oes gennych chi'r holl atebion.

#3 - Byddwch yn Gryno ond Ddim yn Curt

Byddwch chi eisiau cyrraedd y pwynt yn eich cyfathrebu busnes, ond osgoi bod yn fyr neu'n brusg. Rhowch gyd-destun a pheidiwch â chymryd yn ganiataol bod pobl yn gwybod cefndir eich cyfathrebu - oni bai eich bod yn siŵr eu bod yn gwneud hynny. Golygwch eich cyfathrebiad cyn i chi anfon fel eich bod yn darparu digon o fanylion heb orlethu'r darllenydd.

Byddwch yn glir hefyd am yr hyn yr ydych yn gofyn amdano. Ystyriwch gyrraedd y pwynt yn gynnar yn eich neges ac yna rhoi mwy o fanylion neu gefndir yn rhan olaf y neges.

Weithiau mae'r hyn nad ydych chi'n ei gynnwys mor bwysig â'r hyn rydych chi'n ei wneud - felly byddwch yn ddetholus ynglŷn â'r hyn rydych chi'n ei ddweud a chynnwys yr elfennau mwyaf hanfodol o gynnwys. Yn ogystal, peidiwch â gorddefnyddio'r gair ysgrifenedig. Os bydd neges ysgrifenedig yn cymryd mwy na phum munud i'w darllen, yn cynnwys mwy na phum pwynt neu'n gofyn am fwy na phum foli, mae'n debyg y byddai'n well fel galwad cyflym neu gyfnewid llafar.

#4 - Byddwch yn Gymhellol ond Ddim yn Emosiynol

Pan fyddwch chi'n teimlo'n angerddol am bwnc neu os ydych chi'n ddig neu'n rhwystredig, byddwch yn arbennig o ofalus ynghylch eich ymateb. Byddwch chi eisiau bod yn gymhellol wrth gyflwyno achos dros rywbeth pan fo'r sefyllfa'n iawn, ond osgoi bod yn amddiffynnol, emosiynol neu ddig yn eich tôn. Os ydych chi'n teimlo'ch bod yn cael eich cyhuddo'n arbennig, efallai y byddwch chi'n ystyried aros ychydig oriau cyn taro anfon neu hyd yn oed gysgu arno cyn i chi lansio'ch nodyn.

#5 - Byddwch yn Ddilys ond Ddim yn Ddisylw

Yn bennaf oll, byddwch chi am fod yn chi'ch hun yn eich cyfathrebiad - ar yr un pryd rydych chi'n talu sylw i'r hyn a fydd yn effeithio fwyaf ar y sawl sy'n derbyn eich cyfathrebiad. I rywun sy'n cael ei yrru gan ddata iawn, byddwch am gyflwyno'r dystiolaeth, neu i rywun mwy sensitif fe allech dreulio brawddeg ychwanegol ar linell gynhesu. Ond peidiwch â mynd dros ben llestri, a gwnewch sicrhau eich bod yn ddilys. Ystyriwch sut y bydd eich cyfathrebiad yn cael ei dderbyn a sut mae'r derbynnydd yn hoffi clywed ac yn deall gwybodaeth orau.

Mae'n wyrth

Cyfathrebu gwych yn gallu meithrin perthnasoedd a gwella eich hygrededd, ond rydych chi'n wynebu digon o rwystrau. Rydych chi'n defnyddio gair y mae rhywun arall yn ei ddehongli'n negyddol. Rydych chi'n bwriadu tôn y mae'r derbynnydd yn ei chamddarllen. Rydych yn gohirio eich ymateb, ac mae eich cydweithiwr yn gwneud rhagdybiaethau anghywir ynghylch pam yr ydych wedi gwneud hynny. A chyda chyfathrebu ysgrifenedig, nid oes gennych yr holl gliwiau a chiwiau nad ydynt yn rhai llafar. Mae'n dipyn o wyrth ein bod ni'n gallu cyfathrebu o gwbl pan fyddwch chi'n ystyried y rhwystrau.

Ond mae bwriadoldeb yn helpu. Pan fyddwch chi'n cymryd eich amser i gyfathrebu'n dda, ystyriwch eich cynulleidfa a hefyd ail-ddarllen a golygu, byddwch chi'n elwa ar y buddion.

Yn ogystal, pan fyddwch chi'n derbynnydd cyfathrebu, gallwch chi hefyd roi mantais yr amheuaeth i'r anfonwr - gan wybod y rhwystrau, gallwch edrych y tu hwnt i'r geiriau llythrennol a gwrando am fwriadau cadarnhaol.

Nid Yw Bwriad Yr Un A'r Effaith

Rydych chi wedi clywed nad yw bwriad yn cael yr un effaith ac mae hynny'n arbennig o wir gyda chyfathrebu ysgrifenedig, cyfathrebu anghydamserol a chyfathrebu o bell. Ond mae'n werth chweil i wneud yr ymdrech fel y gallwch chi adeiladu perthnasoedd, datblygu eich hygrededd a llwyddo'n wych yn eich gwaith.