Mae Google Newydd Lansio Symlrwydd Sprints. Dyma Eich Fersiwn DIY

Ddiwedd mis Gorffennaf, Cyhoeddodd Google ei Sbrint Symlrwydd cyntaf, sy’n anelu at “ganlyniadau gwell mewn llai o amser.” Yn ôl y Prif Swyddog Gweithredol Sundar Pichai, bydd Simplicity Sprints yn ymgysylltu â gweithwyr ynghylch gweithio gyda mwy o eglurder ac effeithlonrwydd; nodi pa lympiau cyflymder y gellid eu tynnu i gael canlyniadau gwell a chyflymach; a sut i gymryd agwedd entrepreneuraidd at ddileu gwastraff.

Nid yw'r rhan fwyaf ohonom yn symleiddio ein gwaith ein hunain oherwydd nid ydym yn gwybod ble i ddechrau. Beth ddylech chi ei symleiddio yn gyntaf? A sut ydych chi'n gwneud amser i'w wneud? Hefyd, sut ydych chi'n gwybod beth yw biwrocratiaeth gorfforaethol yn erbyn gwaith y caniateir i chi ei addasu?

Gofynnais yr un cwestiynau hyn ddegawd yn ôl pan ddechreuais gyfweld â phobl ledled y byd am yr hyn a ddaeth Pam Ennill Syml. Yn syfrdanol, ychydig iawn o atebion a gefais i gymhlethdod y gweithle. Heblaw am y fethodoleg meddalwedd Agile a Lean Six Sigma—sy'n gyfystyr â chynhyrchwyr mawr yn y '90au—nid oedd gan sefydliadau lawer o opsiynau ar gyfer symleiddio.

Heddiw, nid oes angen byddin o reolwyr prosiect neu ymgynghorwyr drud arnoch i symleiddio'ch diwrnod gwaith. Y cyfan sydd ei angen yw'r awydd i wneud newid - a pharodrwydd i roi cynnig ar y sbrintiau DIY isod.

1. Symleiddiwch unrhyw ffurflen/dogfen/adroddiad sydd angen mwy na 30 munud neu dri gweithiwr. Pa ddogfennau, ffurflenni neu adroddiadau sy'n ddigon o amser i'ch sefydliad? Ydych chi'n gwybod a oes unrhyw dimau eraill yn dyblygu'r un ymdrech neu ddata? Dewch o hyd i gyfleoedd ar unwaith i symleiddio trwy restru pob ffurflen/dogfen/adroddiad sy'n cymryd mwy na 30 munud neu sydd angen mwy na thri aelod o'r tîm i'w llenwi.

O'r fan hon, penderfynwch pa rai o'r tasgau hyn y gellid eu symleiddio, eu gohirio neu eu dileu. Os oes angen cefnogaeth gan rywun uwch i fyny, defnyddiwch iaith a yrrir gan atebion i fframio'ch cais (hy, “bydd y newid hwn yn galluogi ein tîm i neilltuo X nifer o oriau wythnosol i nodau strategol fel Y neu Z”). Os na fydd neb yn methu'r dasg erbyn y chwarter nesaf ac nad oes unrhyw effaith negyddol, cymerwch gamau i'w dileu am byth.

2. Annog a gwobrwyo gweithwyr sy'n creu atebion sy'n symleiddio proses rwystredig neu dasg sy'n cymryd llawer o amser. Pan fydd ein gweithwyr yn creu atebion, mae'n arwydd bod proses neu system yn arafu eu llif gwaith. Gan dybio nad yw iechyd na diogelwch unrhyw un yn cael ei roi mewn perygl, rwy'n hoff iawn o atebion. Maent yn bodoli ar y groesffordd rhwng symleiddio ac arloesi fel cyfleoedd i rymuso aelodau tîm a gwella cynhyrchiant sefydliadol.

I ddechrau cael gwared ar dagfeydd ac gwobrwyo'r rhai sy'n symleiddio'ch busnes, cyhoeddwch gystadleuaeth fisol am y datrysiad mwyaf effeithiol. Gwahoddwch bobl o bob maes a lefel o'ch cwmni - a dileu enwau/unedau ymgeiswyr o'r cyflwyniadau i osgoi rhagfarn gan farnwyr. Bydd y meini prawf ar gyfer “mwyaf effeithiol” yn amrywio yn ôl maint eich diwydiant a’ch sefydliad, ond gwnewch yn siŵr y bydd y wobr am atebion mewn gwirionedd ysgogi eich gweithwyr.

3. Cynnal sesiynau symleiddio wythnosol neu fisol. Gwahoddwch gyflogeion ac arweinwyr i ddod yn barod i nodi un dasg, cyfarfod neu broses sy'n ddiangen o gymhleth neu ddiangen. Y nod yw dileu, allanoli neu symleiddio cymaint o'r tasgau hyn â phosibl yn ystod y sesiwn. Ystyriwch gynnal y cynulliadau hyn ar y safle fel awr hapus 4PM - mae cwrw a byrbrydau am ddim yn tueddu i annog cyfranogiad - neu eu hamserlennu yn yr awr aur ar gyfer eich timau dosbarthedig.

Mae pob sefydliad eisiau perfformiad gwell. A symlrwydd yw eich llwybr ymlaen. Gan ddechrau gyda'r tair tacteg uchod, gallwch ddechrau cerfio cymhlethdod i ffwrdd a chreu lle ar gyfer gwaith mwy ystyrlon. Nid yn unig y gallwch chi gynnal y sbrintiau hyn yn rhithwir, yn bersonol neu'n hybrid, gallwch chi eu masnachu ar gyfer y cyfarfodydd anghynhyrchiol neu'r adroddiadau rydych chi a'ch tîm yn eu dileu.