4 Awgrym i Hybu Eich Hygrededd

Gellir dadlau mai cyfathrebu'n effeithiol yw un o'r sgiliau pwysicaf ar gyfer eich llwyddiant yn y gwaith - ac yng ngweddill eich bywyd. Pan allwch chi fynegi'ch pwynt, mynegi tosturi a chyflwyno'ch achos yn wych, rydych chi'n meithrin hygrededd, ymddiriedaeth, perthnasoedd ac yn datblygu'ch gyrfa.

Ond yn anffodus, gall cyfathrebu fod yn heriol hefyd—gyda rhy ychydig o amser, gormod o raniadau rhwng pobl a chymaint o syniadau cymhleth i’w rhannu. Ond mae astudiaeth newydd yn dangos pa fathau o gyfathrebu y mae pobl yn eu gwerthfawrogi - ac felly sut y gallwch chi weithio orau gydag eraill a chael y buddion.

Mae Cyfathrebu'n Cael Effeithiau Mawr

Mae sgiliau cyfathrebu yn cael effaith sylweddol ar effeithiolrwydd a hygrededd. Mewn gwirionedd, pan ganfyddir bod arweinwyr yn cyfathrebu'n fwy effeithiol - gyda mwy o gynhesrwydd a grymuso - mae aelodau'r tîm yn fwy ymgysylltu, effeithiol a hyd yn oed yn optimistaidd, yn ôl astudiaeth gan Prifysgol Bologna a Wilmar Schaufeli o Brifysgol Utrecht.

Ac mewn astudiaeth arall gan y Prifysgol Münster, barnodd pobl arddull cyfathrebu uwchlaw cymwysterau proffesiynol wrth werthuso dibynadwyedd a hygrededd cynnwys ac arbenigwyr.

yr Her

Mae cyfathrebu yn heriol i lawer, fodd bynnag, ac mae 59% o weithwyr gwybodaeth yn poeni am lai o effeithiolrwydd cyfathrebu, yn enwedig gan eu bod yn gweithio hybrid - yn ôl astudiaeth gan Grammarly. Mae arweinwyr busnes yn yr astudiaeth yn amcangyfrif bod aelodau eu tîm yn colli 7.5 awr yr wythnos ar gyfartaledd ar gyfathrebu gwael, gyda 72% yn dweud bod eu tîm wedi cael trafferth gydag effeithiolrwydd cyfathrebu.

Yn ogystal, dywedodd 90% o bobl fod cyfathrebu gwael yn cael effeithiau negyddol fel costau uwch (45%), colli terfynau amser (39%), dirywiad yn enw da’r brand (34%) neu lai o gynhyrchiant (28%). Ac astudiaeth gan Pwmp dangos bod 86% o bobl yn credu mai diffyg sgiliau cyfathrebu a chydweithio effeithiol yw’r prif achosion o fethiant yn y gweithle—a phan fydd timau’n cyfathrebu’n effeithiol, gall gynyddu cynhyrchiant cymaint â 25%.

Cyfathrebu'n Well

Ond mae'n bosibl cyfathrebu'n fwy effeithiol a mwynhau mwy o fanteision cyfathrebu - fel mwy o hygrededd a pherthnasoedd gwell hefyd.

#1 – Byddwch yn Ddewisol

Gall e-bost gael rap gwael fel gwastraff amser, ond mae'n well gan y rhan fwyaf o bobl. Yn wir, yn ôl astudiaeth gan Gofalwr Byw, mae ar frig y rhestr o ran sut mae pobl eisiau cyfathrebu yn y gwaith. Dyma hoff ddulliau cyfathrebu gwaith pobl:

• E-byst, 49%
• Galwadau ffôn, 23%
• Apiau negeseuon gwib, 21%

Ac mewn byd gyda gormod o gyfarfodydd, gall e-bost fod yn ddewis arall i'w groesawu. Mewn astudiaeth gan mmhmm, Dywedodd 57% o bobl y gellid bod wedi osgoi cyfarfod trwy ddefnyddio e-bost, yn aml neu’n aml iawn.

Byddwch yn ymwybodol o'r hyn sydd orau gan bobl yn gyffredinol, a defnyddiwch e-bost yn hyderus - yn enwedig pan all e-bost gymryd lle cyfarfod. Yn ogystal, defnyddiwch y rheol pump gydag e-bost. Os bydd e-bost yn cymryd mwy na phum munud i'w ddarllen, yn cynnwys mwy na phum llinell neu angen mwy na phum cyfnewidfa i gael datrysiad, efallai y byddai'n well codi'r ffôn. Ar y llaw arall, os oes angen i chi gyfathrebu llawer o fanylion y bydd angen i bobl gyfeirio atynt yn ddiweddarach, efallai mai e-bost yw'r dull cyfathrebu perffaith.

Ond ystyriwch hefyd yr hyn sydd orau gan unigolion. I rai, mae tecstio at ddibenion gwaith yn groes i ffiniau amhriodol, ond i eraill mae'n cael ei dderbyn yn dda. Neu mewn rhai achosion, efallai y byddwch yn colli rhywun sydd â sgwrs Teams, ond yn eu dal yn hawdd mewn e-bost. Ac i'r gwerthwr sydd bob amser yn ei gar, efallai y bydd galwadau ffôn yn gweithio orau.

#2 – Ewch yn Fyw

Er bod llawer o'r gwaith wedi mynd o bell, mae gwerth aruthrol o hyd mewn cyfathrebu byw. Yn ôl astudiaeth LiveCareer, roedd 83% o ymatebwyr yn cytuno bod cyfathrebu ar-lein yn fwy tebygol o achosi camddealltwriaeth na chyfathrebu personol. Yn ddiddorol (neu'n frawychus), roedd hyn yn arbennig o wir mewn gofal iechyd lle'r oedd 97% yn credu bod cyfathrebu ar-lein yn achosi dryswch.

A chanfu 81% o bobl fod cyfathrebu ar-lein yn cymryd mwy o amser na chyfathrebu personol. Gall gymryd mwy o amser i gysylltu, ond ar ôl i chi wneud hynny, mae'n debygol y byddwch yn ei chael hi'n haws datrys cwestiynau neu rannu gwybodaeth yn bersonol.

Hud cyfathrebu wyneb yn wyneb wrth gwrs yw dwysedd y wybodaeth y gallwch weithio drwyddo. Gallwch chi rannu naws gwybodaeth ac emosiynau sy'n gysylltiedig â mater a chael ei ddatrys yn gyflym pan allwch chi gynnwys y wybodaeth ddi-eiriau sy'n dod o drafodaethau byw. Mae hyd yn oed galwadau ffôn yn caniatáu ar gyfer cyfnewid mwy o ddwysedd gwybodaeth trwy arlliwiau llais, cyflymder lleferydd neu seibiau yn y sgwrs.

Ac mae trafodaethau byw hefyd yn adeiladu perthnasoedd yn fwy effeithiol. Pan fyddwch chi'n rhannu rholyn o lygaid neu shrug, rydych chi'n ymddiried yn rhywun â'ch emosiynau neu'ch ansicrwydd. Pan fyddwch chi'n pwyso ymlaen, yn gwneud cyswllt llygad, yn cynnig tosturi neu'n chwerthin gyda'ch gilydd, rydych chi'n dangos eich sylw a'ch presenoldeb gyda rhywun.

Felly, dangoswch yn y swyddfa, ffoniwch rywun ar eich platfform fideo neu codwch y ffôn er mwyn datrys problemau.

#3 – Buddsoddi Amser

Os ydych chi'n treulio amser yn gwirio e-byst, rydych chi mewn cwmni da. Treuliodd y rhan fwyaf o bobl (40%) ddwy neu dair awr y dydd yn gwirio e-bost. Dilynwyd hyn gan 33% o bobl a dreuliodd awr neu ddwy yn unig.

Roedd yr amser a dreuliodd pobl yn gwirio e-bost yn rhannol seiliedig ar ddaliadaeth. Y rhai â dim ond un neu ddwy flynedd o brofiad gwaith a dreuliodd y lleiaf o amser yn gwirio e-bost a'r rhai â'r ddeiliadaeth hiraf a dreuliodd y mwyaf o amser. Gallai hyn fod yn seiliedig ar y traffig e-bost a gawsant neu'r swyddi yr oeddent ynddynt. Os bydd pobl yn ehangu eu cysylltiadau a'u dylanwad dros eu gyrfaoedd, efallai y byddant mewn mwy o ddolenni cyfathrebu neu e-bost, sy'n gofyn am eu hamser a'u sylw.

Mae'n debyg ei bod hi'n anodd glanhau'r blwch e-bost. Er gwaethaf y 69% o bobl sy’n treulio awr neu dair yn didoli a dileu e-byst bob wythnos, dim ond 38% sydd erioed wedi cael blas melys “mewnflwch sero” heb unrhyw e-byst yn eu ciw.

Mae cyfathrebu'n effeithiol yn cymryd amser, ond mae hefyd yn werth yr ymdrech. Arweinwyr sydd bresennol a hygyrch tueddu i fod y rhai yr ymddiriedir mwy ynddynt. A chydweithwyr sy'n ymatebol ac yn dda am ddilyn drwodd yw'r rhai y mae'n well gan bobl weithio gyda nhw. Mae arferion sy'n eich gwneud yn fwy hygyrch ac ymatebol yn lleihau tuedd agosrwydd ac yn ychwanegu at eich hygrededd.

Felly edrychwch trwy e-byst ac ymatebwch yn gyflym i'r rhai sy'n hawdd neu y mae pobl yn aros amdanoch er mwyn parhau â'u gwaith eu hunain. Nesaf blaenoriaethwch y negeseuon e-bost sy'n bwysig, ond a fydd angen mwy o'ch amser neu ganolbwyntio. A chlystyrwch nhw fel y gallwch chi osod blociau o amser i ymateb pan fydd gennych chi gyfnod penodol.

#4 – Byddwch yn Ymatebol

Mae’r disgwyliadau ar gyfer amser ymateb e-bost wedi cynyddu, gyda’r mwyafrif o bobl eisiau ateb e-bost o fewn oriau:

• 1–2 awr, 19%
• 3–6 awr, 39%
• 7–12 awr, 32%
• 13–23 awr, 7%
• 24 awr a mwy, 3%

Yn ogystal, mae pobl yn aml yn ymateb i e-byst y tu allan i oriau gwaith - gydag 84% yn dweud eu bod yn gwirio mewnflychau gwaith y tu allan i oriau gwaith. Pan ofynnwyd iddynt pa mor aml y maent yn gwirio e-bost, dywedodd 49% eu bod yn gwirio e-bost bob ychydig oriau, 20% yn gwirio bob awr a 24% yn gwirio unwaith y dydd.

Eich bet gorau fydd gwirio e-bost ar gyfradd sy'n cyfateb i ofynion eich swydd a'ch steil. Os ydych chi mewn rôl sy'n gofyn am ddilyniant mwy uniongyrchol, yn amlwg byddwch chi eisiau gwirio'n amlach. Ond gallwch hefyd ystyried eich dewis ffiniau eich hun.

I rai pobl, mae gwirio'n fwy rheolaidd mewn gwirionedd yn lleddfu straen - gwneud pethau ac oddi ar eu platiau a chynnig boddhad. I bobl eraill, efallai y bydd yn gweithio'n well gosod cynwysyddion amser yn ystod y dydd pan fyddwch chi'n gallu rhoi sylw i e-byst i gyd ar unwaith.

Gallwch hefyd sefydlu ffiniau gyda chydweithwyr. Byddwch yn dryloyw ynghylch sut yr ydych yn hoffi derbyn cyfathrebiad, pa mor aml y byddwch yn gwirio a beth y gall pobl ei ddisgwyl o ran eich dilyniant. Gall bod yn agored am eich ymagweddau at waith eich helpu chi a'ch cydweithwyr i fod yn fwy effeithiol - gan wybod beth i'w ddisgwyl gan eich gilydd.

Y Balans

Mae eich hygrededd proffesiynol yn seiliedig ar lawer o ffactorau, ond mae dilyniant, dilyniant a chyfathrebu gwych ar frig y rhestr o ran sut y bydd pobl yn eich gwerthfawrogi, yn dysgu i gyfrif arnoch chi ac yn awyddus i weithio gyda chi.

Gosodwch ffiniau iach i chi'ch hun, ond ystyriwch hefyd yr hyn sydd ei angen ar gyd-chwaraewyr gennych chi i fod yn llwyddiannus. Mae cydbwyso eich anghenion ac anghenion eraill yn cyfrannu at eich llwyddiant, ond hefyd at eich hapusrwydd a'ch cyflawniad.