Mae Llwyd yn Lliw yr hoffech chi ei osgoi

Ym maes rheoli prosiect, cefn a gwyn yw eich ffrindiau - nid llwyd llwyd yw hi. Fel rheolwr prosiect, rydych am ymdrin â gwybodaeth glir a dilys, nid rhagdybiaethau. Pan fydd rhagdybiaethau'n cael eu gwneud a heb eu dilysu, mae camgymeriadau'n cael eu gwneud, mae llinellau amser yn cael eu gohirio, ac mae prosiectau'n methu.

Mae tybiaethau yn bethau peryglus i’w gwneud, ac fel pob peth peryglus i’w wneud—bomiau, er enghraifft, neu gacen fer fefus—os gwnewch hyd yn oed y camgymeriad lleiaf, fe allwch chi wynebu helbul ofnadwy. Yn syml, mae gwneud rhagdybiaethau yn golygu credu bod pethau mewn ffordd benodol heb fawr o dystiolaeth, os o gwbl, sy'n dangos eich bod yn gywir, a gallwch weld ar unwaith sut y gall hyn arwain at drafferth ofnadwy. Er enghraifft, un bore fe allech chi ddeffro a thybio bod eich gwely yn yr un lle ag y bu erioed, er na fyddai gennych unrhyw dystiolaeth wirioneddol mai felly y bu. Ond ar ôl i chi godi o'ch gwely, efallai y byddwch chi'n darganfod ei fod wedi arnofio allan i'r môr, a nawr byddech chi mewn trafferth ofnadwy i gyd oherwydd y rhagdybiaeth anghywir yr oeddech chi wedi'i gwneud. Gallwch weld ei bod yn well peidio â gwneud gormod o ragdybiaethau, yn enwedig yn y bore.”

- Snicket Lemoni,
Yr Academi Austere

Fel Lemony Snicket o Mae Cyfres o Ddigwyddiadau Anffodus yn datgan, tybiaethau yn beryglus. Yn anaml yn seiliedig ar ffaith, mae rhagdybiaethau'n seiliedig ar bersbectif personol - nid realiti. Dychmygwch sut y gall hyn effeithio ar eich gallu i reoli tîm os ydych chi - ac eraill - yn gwneud rhagdybiaethau ynghylch rhywbeth mor annatod â chwblhau tasg. 

Mae Dull Llwyddiant Prosiect yn defnyddio rheolwyr gweithgaredd i sicrhau bod pob tasg yn cael ei chyflawni. Yn ystod y sesiwn cynllunio ar gyfer unrhyw brosiect, mae'n bwysig creu strwythur dadansoddiad gwaith - rhestr o'r holl weithgareddau prosiect o bopeth y gall eich tîm feddwl amdano ar hyn o bryd. Ar hyn o bryd yn bwysig yma oherwydd anaml y bydd hyd yn oed y timau gorau yn dal pob tasg y mae'n rhaid ei chwblhau ar gychwyn cyntaf prosiect. Ni fydd y gweithgareddau mewn unrhyw drefn benodol, gan na fydd dilyniannu wedi digwydd eto. Ni fydd ganddynt ychwaith berchennog na hyd o reidrwydd. Yn llythrennol, dim ond rhestr o weithgareddau fydd hi.

Fodd bynnag, ni all y tasgau hyn aros yn ddi-berchennog. Rhaid neilltuo perchennog i bob tasg - hynny yw, rheolwr gweithgaredd - un person fesul gweithgaredd. Mae'r rheolwr gweithgaredd yn cytuno i sicrhau bod y gwaith yn cael ei wneud. Dyma’r person sy’n edrych ar y rheolwr prosiect ac yn dweud, “Dyna fy nhasg i. Byddaf yn gwneud yn siŵr ei fod yn digwydd.” Nid yw hyn yn golygu eu bod wedi cytuno i wneud y llafur corfforol eu hunain, dim ond eu bod yn cytuno i fod yn bwynt cyswllt unigol ar gyfer y gweithgaredd. Mae'r cysyniad un pwynt cyswllt yn bwysig iawn, gan ei fod yn lleihau dryswch ac yn ychwanegu eglurder ynghylch pwy sy'n berchen ar y dasg.

Mewn gwaith prosiect, du a gwyn yw eich ffrindiau - llwyd yw eich gelyn. Bydd unrhyw beth llwyd ac amwys yn dod i arfer yn eich erbyn yn y llys rheoli prosiect. Mae tybiaethau yn creu disgwyliadau sy'n seiliedig ar ddim mwy na beth Chi meddwl yw realiti, nid beth mewn gwirionedd is realiti. Nid yw rheoli prosiect llwyddiannus yn gweithredu yn llwyd - mae du a gwyn yn hanfodol i'ch llwyddiant. Bydd unrhyw beth llwyd ac amwys yn dod i arfer yn eich erbyn yn y llys rheoli prosiect.